Wyszukiwanie akt sądowych i dokumentów RFID

System RFID do lokalizacji i wyszukiwania akt sądowych, ksiąg wieczystych i innych dokumentów, to rozwiązanie usprawniające zarządzanie dokumentami w archiwach, w sądach oraz instytucjach administracyjnych. Jego głównym celem jest szybkie wyszukiwanie akt sądowych w archiwach, prowadzenie ewidencji i śledzenie ruchu dokumentów. Wszystkie dokumenty i teczki aktowe są oznaczone etykietami RFID, które mają zakodowany unikalny numer. Wyszukiwanie akt sądowych, ksiąg wieczystych i innej dokumentacji odbywa się za pomocą ręcznego terminala RFID. Po wpisaniu numeru sygnatury akt do terminala RFID, skanuje się regały i szafy w danym pomieszczeniu. Za pomocą fal radiowych czytnik namierza wyszukiwany dokument ze znacznikiem RFID w przestrzeni między regałami z dokładnością do kilkunastu centymetrów i sygnalizuje jego obecność. System RFID może posiadać także funkcję kontroli nad dokumentami w celu śledzenia ruchu dokumentów między wydziałami lub sądami. Zainstalowane w archiwach czytniki RFID i anteny RFID rejestrują wynoszenie / wnoszenie oznaczonego etykietą RFID dokumentu. System zwiększa bezpieczeństwo, ograniczając dostęp tylko do uprawnionych osób i rejestrując wszelkie ruchy dokumentów. Jest to rozwiązanie zgodne z przepisami archiwalnymi i doskonale wspiera cyfryzację instytucji publicznych.

  • Szybkie wyszukiwanie dokumentów.
  • Dokładna lokalizacja każdej teczki.
  • Historia przemieszczania się akt.
  • Większe bezpieczeństwo i kontrola dostępu.
  • Automatyczna inwentaryzacja akt w archiwum.
  • Zmniejszenie błędów ludzkich.

Zastosowanie

obszar-office
Formularz zapytania

Jak działa system RFID do wyszukiwania dokumentów

System RFID do lokalizacji i szybkiego wyszukiwania dokumentów dedykowany jest dla firm i instytucji, które przechowują dużą ilość dokumentacji. Na każdy dokument, teczkę, która trafia do archiwum naklejana jest etykieta RFID z zakodowanym numerem sygnatury. System, który zarządza dokumentami pozwala na wydrukowanie nowych etykiet RFID z numerem na drukarce RFID w dowolnym momencie. Lokalizowanie dokumentów w archiwum odbywa się za pomocą ręcznych terminali RFID. Po wpisaniu numeru sygnatury akt do terminala RFID, skanuje się regały w danym pomieszczeniu. Za pomocą fal radiowych czytnik namierza wyszukiwany dokument z etykietą RFID w przestrzeni między regałami z dokładnością do kilkunastu centymetrów i sygnalizuje jego obecność.

Bezpieczeństwo danych zgodnie z Dyrektywą (UE) 2022/2555 w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa w całej Unii Europejskiej (Dyrektywa NIS2).

Z czego składa się System RFID do wyszukiwanie dokumentów

  • Etykiety RFID UHF do wyszukiwania akt sądowych i ksiąg wieczystych – Każda teczka z aktami zostaje oznaczona samoprzylepną białą etykietą RFID UHF, w której zostaje zakodowany jej numer. Dodatkowo na etykiecie drukowany jest czytelny numer sygnatury. Etykieta sądowa w standardzie RFID UHF (EPC1, GEN2) umożliwia odczyt przez czytnik RFID numeru sygnatury z kilku metrów.
  • Drukarki etykiet RFID – Za pomocą drukarek RFID drukuje się na etykietach numery akt i zarazem koduje ten sam numer w znaczniku RFID. Do drukowania i kodowania etykiet sądowych RFID polecane są drukarki RFID marki Zebra ZD621R i TSC T800.
  • Ręczne terminale RFID – przenośne czytniki RFID, które skanują pomieszczenia, regały i namierzają akta oznaczone etykietami RFID.
  • Anteny RFID, czytniki RFID i bramki RFID – zainstalowane w archiwach, zbierające dane o dokumentach, które są wnoszone i wynoszone z danego pomieszczenia. Urządzenia instalowane jako rozbudowana opcja systemu.
  • Oprogramowanie Akta RFID do zarządzania dokumentami umożliwia wprowadzanie nowych numerów dla teczek, wyszukiwanie dokumentów, przygotowywanie spisów i historii obiegu.

Back to top