EDI, system Elektronicznej Wymiany Danych. Skuteczna komunikacja w łańcuchu dostaw

Dzisiejszy rynek zmusza pracowników do stałego podnoszenia kompetencji oraz rozwijania nowych zdolności. Aby zostać ekspertem w swojej branży, należy nieustannie się rozwijać oraz zdobywać nowe umiejętności. Podobną zależność można dostrzec w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Firmy, które chcą nie tylko utrzymać się na rynku, ale przede wszystkim umacniać na nim swoją pozycję, powinny znajdować się w permanentnym procesie rozwoju oraz poprawiać we wszystkich aspektach swojego funkcjonowania. Z pomocą przychodzi EDI – system Elektronicznej Wymiany Danych, który podnosi efektywność w wielu obszarach przedsiębiorstwa.

Etisoft od kilku miesięcy ma wdrożony system EDI, aktywnie zachęcając klientów do współpracy za pomocą tego właśnie narzędzia.

Czym jest EDI – system Elektronicznej Wymiany Danych?

EDI (ang. Electronic Data Interchange) – Elektroniczna Wymiana Danych polega na bezpośredniej wymianie dokumentów między systemami współpracujących ze sobą przedsiębiorstw. Dzięki EDI, firmy są w stanie przesyłać oraz otrzymywać dokumenty, które między sobą wysyłają.

Przedsiębiorstwa umawiając się na przesyłanie komunikatów drogą elektroniczną, wchodzą w nowy wymiar współpracy. Kluczem poprawnego działania EDI między przedsiębiorstwami jest odpowiednie przygotowanie do procesu.

Strony umawiają się do wzajemnego przesyłania komunikatów poprzez specjalnie skonstruowane wiadomości EDI. Proces ten w dużym uproszczeniu obrazuje poniższa grafika:

Komunikat wysyłany przez stronę zamawiającą jest zaczytywany do systemu firmy, która zobowiązuje się dostarczyć zamówienie. W komunikacie zawarte są takie informacje jak: data dostarczenia, ilość zamawianego wyrobu, adres dostawy oraz inne potrzebne dane.

W momencie wysyłki zamówienia, zamawiający otrzymuje komunikat EDI z informacją o potwierdzeniu wysłania zamówienia. Dokument posiada informacje o dacie dostawy zamówienia, ilości wysłanego towaru, numerze przesyłki itd.

Dzięki takiemu działaniu, kooperacja i współpraca biznesowa jest znacznie prostsza, a przede wszystkim zautomatyzowana.

System elektronicznej wymiany danych EDI – korzyści

• Jedną z największych zalet EDI jest redukcja czasu poświęconego przez pracowników na obsługę procesów, np. transakcji sprzedaży. Pracownicy nie muszą wprowadzać danych z zamówień klienta do systemu ERP i mogą zająć się nowymi zadaniami.
• Kolejną zaletą EDI jest eliminacja błędu ludzkiego oraz szybkość wymiany dokumentów. Dokumenty przesyła się między systemami automatycznie i natychmiast są one zaczytywane. Dzięki temu eliminuje się błędy wynikające z pomyłek pracowników. Znacznie wzrasta szybkość aktualizacji danych w systemach przedsiębiorstw, które ze sobą współpracują.
• Możliwość dłuższego horyzontu planowania to kolejna zaleta wprowadzenia EDI. zaczytywane dokumenty uwzględniają kilkunastomiesięczne oczekiwania klientów. Dzięki temu możliwe jest optymalne rozłożenie pracy maszyn oraz pracowników.
• Mocnym punktem EDI jest fakt, iż dokumenty przesyła się drogą elektroniczną, co powoduje możliwość eliminowania dokumentów papierowych.

System wymiany danych w Etisofcie

• Ponad 5 tys. dokumentów  wymieniamy miesięcznie poprzez EDI z naszymi klientami.
• Sześciu klientów jest podłączonych do EDI, co przekłada się na 89 zakładów. To klienci z największą ilością harmonogramów / forecastów oraz potwierdzeń wysyłki / ASN-ów.
• W tym roku planujemy podłączyć kolejnych klientów.

– Podstawa działania EDI to prawidłowa parametryzacja danych, np. zgodne jednostki, adresy dostawy itp. Wyzwaniem są za każdym razem nowe projekty, które przekładają się na pojawienie się w systemie nowo wdrażanych artykułów – mówi Agnieszka Stelmach, kierownik Biura Obsługi Klienta w Etisofcie. ­

Kolejną zaletą EDI jest eliminacja błędu ludzkiego oraz szybkość wymiany dokumentów. Potwierdza to Klaudia Laska-Töller, menedżer logistyki wysyłek w Etisofcie:

– Przed wprowadzeniem EDI każda wysyłka podlegała rejestracji w zewnętrznych systemach klienta. Było to dość pracochłonne i wymagało znajomości każdego z nich. Teraz rejestracja dzieje się niejako poza nami. Dane trafiają automatycznie, co oznacza że klient bez zbędnej zwłoki otrzymuje informacje niezbędne do przyjęcia towaru na magazyn.

Popularne typy komunikatów EDI

Dzięki wymianie komunikatów poprzez EDI przedsiębiorstwa zyskują szanse na zaczytywanie różnych dokumentów. Do najpopularniejszych komunikatów jakie wymieniają ze sobą firmy można zaliczyć: harmonogramy zamówień, wywołanie zamówienia, faktury czy potwierdzenia wysyłki.

Harmonogramy zamówień

Klienci, którzy wysyłają harmonogramy zamówień poprzez EDI dostarczają szacunkowy plan nawet na kilkanaście miesięcy do przodu. Harmonogramy aktualizuje się kilka razy w miesiącu. Dzięki temu dostawca jest w stanie optymalnie rozplanować obciążenie maszyn oraz zamówić odpowiednią ilość materiałów niezbędnych do produkcji bez konieczności ich nadmiernego magazynowania. Dodatkowo, klient otrzymuje pewność, że dostawca dobrze przygotuje się do realizacji harmonogramu i dostarczy wyroby zgodnie z planem.

Wywołanie zamówienia

Niektórzy klienci poza standardowym harmonogramem zamówień wysyłają wywołanie zamówienia. Komunikat ten najczęściej wysyła się wspólnie z harmonogramem i wskazuje konkretne linie zamówienia, które klient potwierdza.
Przykładowo – klient wysyłając harmonogram zamówienia na kilkanaście miesięcy, wysyła również wywołanie zamówienia, w którym znajdują się potwierdzenia zamówień na najbliższe 2-3 tygodnie. Oznacza to, że zamówienia z wywołania są oficjalnie potwierdzone, a zamówienia z harmonogramu mają charakter orientacyjny i planowany.

Faktury

Kolejnym komunikatem, którym mogą wymieniać się współpracujące ze sobą przedsiębiorstwa to faktury. Ten typ komunikatu wysyła dostawca do swojego klienta. Zawiera on informacje o cenie do zapłaty, kwotach netto oraz brutto, numerze zamówienia, którego dotyczy faktura oraz innych wymagających do fakturowania informacji. Dzięki temu komunikatowi, dane z faktur są automatycznie zaczytywane do systemu klienta. Dodatkowo, eliminuje się ryzyko błędu wynikające z ręcznego przepisywania danych z papierowych faktur do systemu.

Potwierdzenia wysyłki

Innym komunikatem, który dostawca wysyła do swojego klienta to potwierdzenie wysyłki. Dzięki tej informacji, klient otrzymuje informację o tym kiedy i w jakiej ilości otrzyma oczekiwaną wysyłkę. Dodatkowo, komunikat może zawierać informacje o strukturze pakowania, która ułatwi przyjęcie zamówienia na magazynie u klienta.

Podsumowanie

EDI to oczywiście krok w kierunku Przemysłu 4.0 Warto pamiętać, że jego celem nie jest zastąpienie ludzi, lecz przejęcie od nich pracy, którą można zautomatyzować. Ludzie nadal są najważniejsi, a poprzez wprowadzenie EDI otrzymują oni duże wsparcie i możliwość przyjęcia nowych zadań.

Innym ważnym składnikiem czwartej rewolucji przemysłowej jest rozwijanie relacji z klientem. A największymi wygranymi EDI są właśnie współpracujące ze sobą strony – dostawca oraz odbiorca. EDI jest jedną z wielu korzyści jaką oferujemy podczas ustalania zasad współpracy.