Automatyzacja audytów poprzez webowe oprogramowanie: System APS
W firmie wykonywane są audyty, a kierownictwo realizuje działania w myśl filozofii Lean Management. Audytorzy, np. odpowiedzialni za audyt 5S regularnie przemierzają halę produkcyjną, magazyny i biura. Sprawdzają poprawność przestrzegania standardów i wymaganych procedur. Kompetentni pracownicy poświęcają cenny czas na manualne tworzenie analiz, a wyniki z audytów gotowe są kilka dni później. Teoretycznie – efekty działań powinny być pozytywne. Praktycznie – czy to na pewno wpisuje się w ideę Lean Management? Tymczasem możliwa jest automatyzacja audytów (np. takiego jak 5S).
Audyty wewnętrzne (np. 5S) a Lean Management
Audyty wewnętrzne (m.in. audyt 5S, LPA, BHP czy TPM) to zestaw technik i metod, których głównym celem jest ustanowienie i utrzymanie bezpieczeństwa i wysokiej jakości stanowisk pracy. Jest on połączony z weryfikacją zgodności ze stosowanymi standardami operacyjnymi, kompetencji operatorów i działania urządzeń. Wiąże się to ściśle z właściwą organizacją środowiska pracy, udoskonalaniem kultury organizacyjnej oraz sprzyja stabilności procesów. Głównym celem Lean Management z kolei jest wyszczuplanie przepływu materiału i informacji. Jak się okazuje, tradycyjne podejście do przeprowadzania audytów nie do końca realizuje tę ideę.
Zamiast tradycyjnego – automatyzacja audytów poprzez webowe oprogramowanie
Tradycyjny audyt zabiera z pewnością sporo czasu. Bez wątpienia, podobnie jak i mozolne uzupełnianie ocen po audycie, raporty oraz statystyki. Wartością niezmiernie cenną dla przedsiębiorstwa jest dyspozycyjność i zasoby czasowe specjalistów. To sprawia, że koszty działań w tym obszarze funkcjonowania firmy mogą okazać się nieuzasadnione.
Czas na nowoczesne rozwiązanie zgodne z Lean Management – system APS
Realizowanie audytów i zarządzanie zgromadzonymi informacjami można wesprzeć nowymi technologiami, takimi jak automatyzacja audytów. W jaki sposób? Wykorzystując dedykowane narzędzie jak System APS (Audit Process Support). Dla wyjaśnienia, jego zadaniem jest usprawnianie technik i metod przeprowadzania audytów, jednocześnie realizując filozofię Lean Management.
Nie tylko Lean Management. Jakie korzyści wynikają z wdrożenia APS-a?
Oto kilka z nich:
- możliwość tworzenia i zarządzania kontami użytkowników (wraz z kontrolą dostępów)
- zdefiniowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa (Wydziały, Działy, Obszary)
- tworzenie audytów prostych w formie check-listy. Także dużo bardziej złożonych (grupy pytań, elastyczne formy odpowiedzi, skala punktowa – przypisanie punktów (wag) do odpowiedzi)
- konfiguracja różnych typów audytów takich jak: audyt 5S (Sortowanie/Systematyka/Sprzątanie/Standaryzacja/Samodyscyplina), LPA (Audyt Warstwowy Procesu), TPM (Całkowite produktywne utrzymanie ruchu maszyn), ISO (Audyt Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z wymaganiami Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej), Facility Management Zarządzanie infrastrukturą), BHP (Bezpieczeństwo i higiena pracy), Audyty Behawioralne
- szybkie zgłoszenia niezgodności m.in. sytuacja potencjalnie wypadkowa, awaria.
Kolejne korzyści z wdrożenia systemu APS
- automatyzacja, usprawnienie i przyspieszenie procesu audytowania
- szansa na porównywanie wydajności w zakresie utrzymywania standardów i procedur (metodologia ciągłego doskonalenia). Może to dotyczyć różnych obszarów, czy wydziałów oraz obserwacji trendów
- podniesienie efektywności utrzymywania standardów i procedur,
- stałe ulepszanie stanowisk pracy i upraszczanie działań
- kontrola poprawności procesów
- utworzenie standardów i dziennych rutyn
- zaawansowany rejestr niezgodności z rozbudowanym action plan’em
- koordynowanie działań korygujących
- zaawansowany moduł harmonogramowania
- analiza Pareto niezgodności
- szansa na ciągłą edukacje audytorów poprzez wyznaczanie dysfunkcji krytycznych, jak i akceptowalnych
- motywacja pracowników do utrzymywania standardów i procedur.
Narzędzie jest elastyczne. Pozwala na konfigurację, aby zaszyta była w nim struktura organizacyjna wraz z przynależnością poszczególnych obszarów do tej struktury. Każdy użytkownik rozwiązania działa zgodnie z zakresem kompetencji (role w systemie). Przejrzysty i intuicyjny interfejs pozwala na swobodne poruszanie się po obszarach funkcjonalnych. Aplikację można uruchomić na wszystkich urządzeniach z dostępem do internetu i działających na systemach operacyjnych jak Windows, Android czy IOS.
System może funkcjonować jako element zintegrowanej platformy w połączeniu z tablicami synoptycznymi oraz aplikacjami zewnętrznymi. Wersjonowanie produktu pozwala na dopasowanie do indywidualnych potrzeb w organizacji.
Oferowana 30-dniowa bezpłatna wersja testowa umożliwia zapoznanie się z funkcjonalnością narzędzia. Pozwala też, co godne podkreślenia, na równoczesną ocenę, czy rozwiązanie spełnia oczekiwania organizacji. Daje też odpowiedź czy występuje biznesowe uzasadnienie decyzji o rozpoczęciu wdrożenia.
System APS dostępny jest w dwóch modelach wdrożeniowych. Są one oparte o wersję licencyjną oraz chmurową usługę dostępu do aplikacji z jednoczesnym zachowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych.
Lean Management wymaga poszukiwania najlepszych rozwiązań. W związku z tym warto skorzystać z generujących oszczędności narzędzi, dzięki którym wspierane audyty poprowadzą do pozytywnych efektów i wymiernych rezultatów.
System APS jest współtworzony z firmą 2KMM, która jest partnerem ESS w tym projekcie.
